ベンチデスクと事務机：チームの規模に合わせたワークスペースづくり

日本のオフィスには、四月という暦があります。組織改編と人事異動、新卒の着任——執務フロアは毎年この月に組み替えの圧力を受けます。ベンチデスクの計画は、この暦を設計条件として最初に置くところから始めてください。具体的には、部署ごとに現在の人数と、来年四月の見込み人数を一枚に書き出します。この一枚が、計画全体の出発点です。

この見込みには、正確さより正直さが要ります。営業部門が「増える見込み」なら、確定していなくてもその席を図面に空きとして描いておく。描いた空席は無駄ではなく、次の改編一回分の保険になります。あわせて、日常的にやり取りの多い部署同士を隣接させる並び順も、この一枚の上で決めておきます。

人数と並び順が固まると、以後のすべての判断——ユニットのサイズ、増設モジュールの数、電源の容量——に根拠が生まれます。この一枚を飛ばして家具から入った計画は、最初の四月に必ず請求書の形で返ってきます。改編に強いフロアは、前年の見込みの一枚から生まれます。

部署の地図ができたら、次に見るのは床です。OAフロアかどうか、床下の高さは何ミリか、床の電源・LANの取り出し口はどの位置にあるか。この三点が、島を置ける場所と置けない場所を実質的に決めます。図面だけで判断せず、必ず現地でパネルを一枚上げて、床下の配線の余裕を目で確認してください。

あわせて、島ごとの電源容量を数えます。一席あたりPC、モニター、充電機器で電源は最低三口、モニター二枚の部署なら四口が現実的な目安です。六人島なら二十口前後——この数字を取り出し口の位置と突き合わせると、床下工事の要否がこの段階で判明します。納品後に判明した電源不足は、稼働中のフロアでの床上げ工事という、もっとも高くつく形で返ってきます。

OAフロアでない建物では、配線ダクト付きのベンチシステムが有力な答えになります。天板下のダクトが電源とLANを島の中で完結させ、床への依存を最小限にします。どちらの場合も、順番は同じです。電気の道を先に、家具はその後に。

島の位置を決める際、基準にすべきは通路の法則です。要点はひとつだけ——机と机の間隔は、椅子を引いた状態でなお人が通れる幅で測ります。座っている人の椅子は、常に机から引かれているからです。

実務の目安として、背中合わせの席の間は1600mm以上を確保すると、両側の椅子が引かれていても後ろを人が通れます。主要な通路は1200mm以上、二人がすれ違う幹線なら1600mm。壁と席の間を通路にする場合も同じ法則で測ります。この数字を最初に「法則」として決め、フロア全体に例外なく適用してください。場所ごとに間隔がばらつくフロアは、図面では気づきにくく、働き始めた初週に必ず苦情になります。

通路はまた、避難の経路でもあります。非常口までの道筋が家具で狭まっていないかを、レイアウト確定前にビル管理会社と確認しておくと、入居審査や消防の確認が滞りません。図面の見た目の美しさよりも、この法則が例外なく貫かれていることのほうが、働く日常にははるかに効きます。

最後は、増設の段取りです。見落とされがちな事実からお伝えします。天板の仕上げには製造ロットごとの微差があり、同じ品番でも、二年後に追加した天板は並べるとわずかに色が違って見えることがあります。木目調やファブリックのパネルでは、この差はさらに出やすくなります。

だから発注は、時間軸で設計します。一年以内に増員が見込まれる部署の分は、初回にまとめて発注して同一ロットで揃える。それより先の増設は、色の微差を前提に、新しい島として分けて置く——島が違えば、微差は誰の目にも留まりません。避けるべきは、既存の島の中に後年の一席を混ぜ込むことだけです。

あわせて、初回発注の記録を残します。品番、仕上げコード、ロットの情報、納入元の窓口。増設の見積は、この記録があるかないかで速さも正確さも変わります。手順一で描いた部署の地図に増減の見込みを書き込んであれば、どの島を同一ロットで確保し、どこを将来の島として空けておくか——答えはすでに地図の上にあります。