会議室と役員会議室：席次が決まり、ハイブリッドで決断が下される部屋
二人用の小部屋から取締役会の部屋まで。上座と下座、来客の席、カメラの位置、遮音と椅子の座り心地を、日本の会議の実態に合わせて計画します。
日本の会議室には、他の国にはない前提が二つあります。席次と、来客用の部屋です。扉から最も離れた席を上座とする規則は、取締役会でも取引先との打合せでも、部屋の設えが正しく成立させなければなりません。初めて訪れた相手が着席時に迷うような部屋は、それだけで印象を損ないます。そして多くの会社は来客用の応接室と社内用の会議室を分け、その結果、格式のある大きな部屋が一つと、小さな部屋が足りないという構成になりがちです。初週の予約システムを見れば結果は明らかです。大会議室はオンライン会議の一人に占められ、四人の社員が廊下で立ったまま打合せをしています。ハイブリッド会議が標準になった今——参加者が大阪や福岡や自宅にいる——どの会議室にも三人目の参加者が加わりました。カメラです。椅子を並べたときに誰も考えなかった角度から、部屋を見ています。
会議室は、実際に座る人数と、実際の会議の長さに合わせて設計します。平均五人しか座らない部屋の十二人用テーブルは、空虚さと、すべての言葉を跳ね返す音環境を生みます。三十分は快適でも三時間の経営会議には耐えない椅子は、最も重要な会議で集中力を奪います。モニターは、室内の人と画面の向こうの人が首を捻らずに視線を合わせられる高さに。テーブルの形はカメラの視野に従わせ、逆にしてはいけません。ガラス間仕切りは光と開放感をもたらしますが、報酬・資本提携・人事の話が室内にとどまるためには実測値のある遮音が要ります。年に数回しか開かれない役員会議室は、残りの日に別の役を果たさなければなりません。丸の内や大手町の一平方メートルには値段があります。
会議室と役員会議室には、互いに、そして部屋の実際の用途に合うイタリアのテーブル、椅子、音響の解決策を La Mercanti がご用意します。会議室の数、普段座る人数、会議の長さをお知らせください。部屋の配分と、議事を守る設えをご提案します。
インスピレーション
よくある質問
出社六十名の日本企業には、どの大きさの会議室がいくつ必要ですか。
大きな部屋より小さな部屋を多く。日本の多くのオフィスは十二人用の格式ある会議室が一つと小部屋が二つという構成ですが、あるべき配分は逆です。六十名なら、二〜四人用の小部屋が四〜六室、六〜八人用が二室、十二〜十四人用で役員会議室を兼ねる部屋が一室。ハイブリッド勤務はオンライン会議を机から扉の内側へ移し、小部屋の需要をさらに押し上げます。描く前に一か月の会議を数えてください。室内の参加者数、画面上の参加者数、所要時間、部屋が広すぎたか狭すぎたか。数字はほぼ必ず、想定より小さい部屋と短い会議を指し示し、旧オフィスの会議室数よりよほど確かな根拠になります。来客用の応接室を別に持つ会社では、応接室が社内会議にも使えるかどうかで、必要な会議室数が一室分変わります。
対面とオンラインの両方で使う会議室で、テーブルの大きさと形はどう選びますか。
カタログではなくカメラで選びます。短辺の壁にモニターを掛けた部屋では、カメラは部屋の楔形の一部しか見ておらず、その外側や背を向けた参加者は、自宅から参加する人にとって存在しなくなります。十二人用の長方形のテーブルはハイブリッド会議に向きません。モニターに向かって狭まるテーブルか、長辺の壁にモニターを掛けて横向きに置いたテーブルなら、全員の顔が画面に入ります。大きさは最大人数ではなく実際の人数で決めます。五人が座る部屋の八人用テーブルは、人が互いを見られる会議を生みます。テーブルの縁と壁の間には、着席者の背後を「失礼します」と言わずに通れる距離を残し、お茶を出す動線がカメラの前を横切らない配置に。席次との両立も忘れずに。上座は出入口から最も遠く、同時にカメラの視野の中央にあるべきです。当然のようでいて、日本の会議室の三室に二室は守れていません。
役員会議室には、通常の会議室にない何が要りますか。
機密性、長時間座れる椅子、そして社外取締役や監査役の前で止まらない機器です。日本企業の取締役会は三〜五時間に及び、監査役や社外の出席者が同席し、オンラインで参加する取締役もいます。椅子はその時間を前提に選びます。布張りで座面高が調整でき、背筋を強いない背もたれ。テーブルには隠し配線と各席の電源。ノートパソコンとタブレットがコンセントを奪い合わないように。音環境は、戦略や資本提携や経営陣に関する話が廊下から追えないことを保証しなければならず、吸音天井だけでなく壁と扉の実測値のある遮音が要ります。席次は図面の段階で決めます。議長席は出入口から最も遠く、壁を背にし、そこから序列に沿って席が展開し、初めて出席する取締役が自席に迷わないこと。そして年に三百四十日空いている役員会議室は、日本のどの都市でも高価な平方メートルです。会議の間の日々に別の用途を持たせてください。
ガラス間仕切りと硬い面ばかりの会議室で、良い音環境を得るには？
四面の壁のうち少なくとも二面と天井を吸音材で処理し、音を跳ね返さない床を敷くことです。ガラスの壁は硬く平行で、二面がガラス、二面が石膏ボードの部屋は、オンライン会議を疲れさせ長い会議を消耗させる残響を持ちます。石膏ボードの二面の吸音パネル、実測値のある吸音天井、カーペットか布の床材で大半が解決し、布張りの椅子とガラスでない天板が残りを片付けます。機密性は別の課題です。それはガラス間仕切りと扉の気密性で決まり、調達の段階で仕様として定め、実測値で裏付けなければなりません。室内の音環境が良くても廊下にすべての言葉が漏れる部屋はあり、その逆もあります。両方を計画し、後から敷くカーペットはどちらも救いません。
ハイブリッド会議室でモニターとカメラはどこに置き、最も多い失敗は何ですか。
モニターは着席者の目の高さに、カメラがテーブル全体を最も広く見渡せる壁に掛け、カメラはモニターの中央のすぐ上か下に置きます。モニターを見る人が同時にカメラを見ることになります。最も多い失敗は、テーブルを置いた後にモニターを取り付けたために高すぎる位置に掛かっていること。参加者は見上げ、自宅の相手からは上の空に見えます。二番目は背景の窓で、晴れた日には室内の全員がシルエットになります。テーブルは誰もカメラに背を向けない向きに置き、五メートルを超える部屋ではマイクとスピーカーをモニターではなくテーブルの上か上方に。大きなモニターの横に参加者一覧用の小さな画面を置けば、札幌から参加する同僚にも同じ存在感が与えられます。これらはすべて図面で計画します。配線を終えてからモニターを移すのは高くつきます。
大会議室を役員会議室の格を失わずに別の用途に使えますか。
使えますし、平方メートルに値段のある都市では使うべきです。十二〜十四人用の部屋は、二つか三つに分割できるモジュール式のテーブル、積み重ねられる軽い椅子、どの配置でも機能するモニターとホワイトボードで設えることができます。取締役会のない日には、研修、顧客への提案、全社会議に使えます。条件は、一人が十分以内に転換でき、転換後も片付けた教室ではなく役員会議室に見えることです。それには、テーブルと椅子が最初から二つの役割のために選ばれ、余分な椅子とテーブルのモジュールの収納場所が室内か隣接して図面に描かれていることが要ります。その収納がなければ、柔軟性は一四半期で散らかりに変わります。
会議室と役員会議室、五段階の設え方：会議の統計から最初のハイブリッド会議まで
会議室を計画する情報システム担当者と建築家、そして予約システムの悲鳴を毎週聞いている総務担当者に向けて。会議が実際にどう行われているかから出発し、参加者の半数が別の都市にいても、会議の開始時刻に部屋が整っている状態で終わります。
一室も描く前に、一か月分の会議を数える
予約システムの一か月分のデータを取り出し、簡単な集計で補います。室内の参加者数、画面上の参加者数、所要時間、部屋が広すぎたか狭すぎたか。二〜四人、六〜八人、十人超の三群に集計し、需要が実際にどこにあるかを見ます。日本の多くの企業では、数字は少人数に占められる大会議室の過剰と、短い相談やオンライン会議のための小部屋の不足を示します。会議室の配分はこの統計で決め、旧オフィスの会議室数では決めません。応接室が社内会議にも使えるかどうかも、ここで確認します。
会議室ごとに機密の水準と音環境を定める
各会議室について、外に聞こえずに話せるべき内容を決めます。すべてか、大半か、日常の話だけか。それをガラス間仕切り、扉、気密材への要求に翻訳し、メーカーには形容ではなく数値を求めます。同時に室内の音環境を計画します。少なくとも二面の吸音面、実測値のある天井、音を跳ね返さない床。役員会議室と人事面談の部屋は最高水準に、小さな電話ブースはその次に。私的な会話が実際に行われるのはそこだからです。
モニターとカメラを先に置き、席次とテーブルをそれに合わせる
モニターの位置を先に描きます。目の高さ、カメラが最も広く見渡せる壁、モニター中央のカメラ、背景に窓がないこと。次にテーブルを、全席がカメラの視野に入りカメラに向く配置で置きます。長い部屋では横向きのテーブルか、モニターに向かって狭まるテーブルになることが多いでしょう。上座は出入口から最も遠く、壁を背にし、かつカメラの視野の中央に。お茶出しの動線がカメラの前を横切らないことも確認します。電源・ネットワーク・映像の配線は初日から隠してテーブルまで通し、五メートルを超える部屋ではマイクとスピーカーをテーブルの上か上方に。穴を開ける前にノートパソコンから試験接続をします。
実際の出席人数と実際の会議時間でテーブルと椅子を選ぶ
テーブルの大きさは最大人数ではなく通常の人数で決め、各席の背後に少なくとも九十センチの通路を残します。椅子は会議の長さで選びます。小部屋の短い会議には軽く積み重ねられる椅子を。会議が何時間にも及ぶ役員会議室と研修室には、座面高が調整でき背もたれのしっかりした布張りの椅子を。天板はノートパソコン、湯呑み、肘に耐えるもので、音環境を保つならガラスは避けます。各席に配線孔と電源を。天板か椅子に受付の素材を一つ繰り返し、会議室がオフィス全体に属するようにします。
初日から使える状態にし、実際のハイブリッド会議で検証する
予約システムに登録する前に、室内と自宅の両方に参加者がいる四十五分間の本物のハイブリッド会議を一度行います。三つを確認します。室内の全員が画面に映っていたか。自宅の全員に室内の全員の声が届いたか。着席から開始まで一分未満だったか。失敗した点を最初の予約の前に直します。室内に一枚の簡潔な使い方を置き、余分な椅子の定位置を決め、会議後に誰がテーブルを整えるかを取り決めます。開始時刻に整っている会議室は一会議あたり五分を節約し、一日二十の会議があれば毎日ほぼ二時間になります。